働き方改革に使える日報の書き方

日報の書き方に悩んでいる人も多いのではないでしょうか。日報は業務の報告の他に共有する事で進捗の確認と問題の解決方法の提案を行う事が出来、日報は書き方と運用をしっかりと行う事で業務に生かす事が出来ます。

働き方改革に使える日報の書き方
日報の書き方と活用方法
日報の共有
まとめ
- 働き方改革の役に立つツール

日報の書き方と活用方法

日報は業務を可視化して気づきをもたらすツールです。上手に活用することで継続的に業務を改善したり、効率化していくことが可能になります。

タスクの進行確認

日報には、過去に書いた日報を見返すことができる利点があります。過去を振り返ることで、既に終わった業務、未着手の業務、優先してやるべき業務が整理されるため、タスク管理のツールとしても利用できます。タスク管理で業務が整理されれば、効率的に仕事に取り組めるようになります。

業務の中で得たノウハウのメモ

その日の業務で発見したノウハウや気付きを日報に記載します。例えば、その日の業務でつまずいた場面と、その状況に対してどのように対処したかを日報にメモすることで、次の日以降、同じ場面に遭遇した時に素早く対処でき、作業効率が向上します。

反省点や具体的な改善策を書く

その日の目標を達成できたかを振り返り、もし目標を達成できていれば、達成できた理由を記載します。逆に、目標を達成できなかった場合は何が良くなかったのかを考え。その際、反省だけでなく、具体的な改善策を記載し、目標を達成するには、どうすれば良いのか？を考え、実践します。

感想と所感の違い

日報は業務報告の役割を果たすビジネス文書であります。日報を書く時には、単に業務の感想を書くだけではなく、有用性の高い所感を書くことが重要です。
感想とはある物事について、感じたり思ったりしたことを指し、所感は感想から一歩踏み込み、自身の意見を加えたものを指します。日報に感想を書くと、単なる感想文のように見えてしまいます。

日報の共有

フィードバックをもらい、改善に活かす

日報を書く上で欠かせないのが、指導してくれる上司や先輩とのコミュニケーションです。
日報を書いたら必ず上司や先輩からのフィードバックをもらって、毎日、確認し、指摘を踏まえて改善に取り組みましょう。フィードバックをもらうことで、また、テンプレートを活用した日報の書き方を実践していれば、読みやすく内容がまとめられているので上司もスムーズに日報をチェックすることができるでしょう。

朝の日報で1日を可視化する

日報を書く時間がどうしてもかかってしまう人は、出社したらすぐに1日のスケジュールを記入しておきましょう。出社後すぐに日報を書くメリットは、1日の時間の使い方を可視化し、仕事量を認識することができる点にあります。突発的な仕事があったとしても、仕事量を正確に把握していれば、対応可能かすぐに判断することも可能になります。