業務の可視化のポイント
可視化の必要性
働き方改革を行う際、各社員の動向、業務内容を把握する必要があります。 業務状況を把握することによって、無駄な業務や各社員の業務効率などを洗い出し、 課題を具体化させ効果的な施策を検討することが重要となります。
可視化による無駄なリソースの削減
可視化は現状の把握を行う上で必須でもあります。
業務を可視化することによって、今まで行っていた仕事の中での優先順位や無駄な業務を洗い出すことが出来ます。
そこから出てきた業務内容を見直すことによって、業務内容を改善し、より効率的に業務を行う事ができます。
また他の業務を第三者が見ることによって、業務の改善を提案するなどの環境が出来、一人一人が進んで業務の改善に取り組む環境を作ることが出来ます。
現状の把握と改善
働き方を改善する中で、高いパフォーマンスを出す社員と、そうでない社員との差が出てきますが、可視化することによって高いパフォーマンスを出す社員と、そうでない社員の働き方を比較し、それぞれの対策や傾向を元に業務を改善する事が出来ます。極力パフォーマンス差をなくすことによって質の高い仕事を実現することが出来ます。
可視化のポイント
業務の可視化で大切なことは、業務に関わる従業員や責任者など立場関わらず可視化していくことです。業務改善にあたって専任担当者が就く場合が多いかと思います。しかし担当者が独自の業務プロセスを定義するのは非常に危険です。少しでも業務可視化が正確にされていないと、業務改善が正しく進みません。
そこで可視化する業務プロセスに関わる従業員や責任者を巻き込みながら定義していきます。そうすることで正確な業務可視化ができる他業務改善の過程を全ての社員が知ることが出来、業務改善の効果を高める事ができます。
可視化する3つの要素
業務の可視化において何を可視化するかわからない場合、ルール、遂行状況、実績の3つを可視化する事から始めるのがいいかもしれません。その過程において、業務の可視化において、業務プロセスを定義する、定義した業務プロセスのとおりに業務を行う、結果を分析するという3つのサイクルを繰り返す事により、業務の効率化が実現できます。
ルール
業務のルールを明らかにし、業務に携わる人全員でそのルール（手順）を共有すること。業務の標準化を行う事で、成果物は何か、誰が何をどんな順番で行うのかを明らかにし、共有を行う事で業務の円滑化につながります。 そして、そのような業務ルールを、業務マニュアル、業務プロセス図という見える形に仕上げる事により、業務手順の可視化が実現されます。
進行状況
業務マニュアルに基づいて、実際にどのように業務が進められているのか、その状況を把握できるようにする状態にし遅れにすぐ気付くことができる、ヌケ・モレにすぐ気付くことができる、スタッフの負荷状況がすぐにわかる、というようなことができる状態にあることです。
進行状況の可視化を実現するには、まず「業務ルールの可視化」が実現されていなければなりません。また、業務遂行状況を把握するためには、何らかの方法で管理する仕組みを用意する必要があります。
業務遂行状況を可視化し、遅れの検知、ヌケ・モレの防止を実現することで、業務の品質・効率を向上させることができます。その結果、顧客満足度の向上や、コストダウンを実現できる可能性が広がります。
実績の可視化
終了した業務について、その実績を把握できるようにすること。きちんと振り返ることができる状態にし、業務の改善点を見つけ出す事でさらなる効率化を実現できます。
実績の可視化により、その業務のKPIを計測したり、ボトルネックを発見することができます。
自動的に業務の件数や、業務の処理時間などを記録し、グラフ化するなどの機能を持つシステムを活用すると、より楽により確実に可視化することができます。
可視化のためのツール
CRMなどの顧客管理ツール
このような業務状況の把握を自動的かつ円滑化する際にCRMなどのツールは最適です。
顧客情報の共有、顧客とのやり取りを社内で見える状態にすることによって、個々の課題の設定や、状況の共有を行い、より円滑な営業を行うことができます。
各個人の業務状況の把握し、状況に応じて対応、また解析することにより効率化や生産性の向上に繋がります。 社員同士の状況の把握をシステムにより可視化しより良い職場環境を作り上げることが出来ます。
分析したデータを元に業務の改善箇所を絞り、そこに重点をおいて施策を実行することができるため、業務をより効率的に行うことが可能です。 集めたデータを元に業務の更なる効率化や各部署ごとに連動する事により可視化のメリットを最大限生かす事ができます。
まとめ
業務の可視化によって無駄な業務を削減し、また業務上のプロセスを簡素化する事によってより効率的に業務を行う事ができます。ただ単に可視化するのではなく、ルールに基づきどうすればいいのか提案できる、実現できる環境を作る。可視化した情報から分析を行い有効に活用するなど可視化だけでなくそこから先の事を考える事も重要になっていきます。
