リモートワークの活用

社内コミュニケーションには、報連相のような業務に直結するものだけでなく、従業員のモチベーションを高めるものもあります。
また働き方改革においてもコミュニケーションの円滑化は情報共有の業務の効率化にも繋がります。
リモートワークにおいては遠隔地で仕事をする特性上、報連相のような社内コミュニケーションは重要となります。

報連相が重視されているのは、業務の効率化や生産性の向上に直結するからです。「現場で得た情報や問題を素早く上司に伝え、次の施策を考える」「問題がある場合は、早めに打開策を提示し、問題解決を図る」「部下だけでは手に負えない案件は上司がすぐにフォローする」といったビジネスの連携プレーを円滑に進めるのに重要であります。また、特にリモートワークにおいて問題が発生した場合、意思疎通がうまくいかないと重大なトラブルに発展する危険性があります。

ツールの有効活用

リモートワークにより、働き方が変わっていく一方で、コミュニケーション不足になる、働いている時間が曖昧になる、仕事の評価が難しくなるなど多くの課題があります。 こうした課題を解決するためのツールが現在多く存在します。

ツールを検討する前に注意するべき点は、「どんな課題を解決するためにどのようなツールを導入するのかをはっきりさせる事です。
何でもいいから新しいツールを導入するのではなく、リモートワークを導入する際自社に本当に必要なツールが何かをしっかり検討する必要があります。 無料ツールもあるとはいえ、本格的に導入するには時間もコストも発生します。

また、大規模なツールは一度導入すると、他のツールなどを導入し直すことが難しくなる場合があります。そのため、導入を決める前に、さらに他のツールを検討・比較することが重要です。

様々なツールを活かして効率化

リモートワークに限りませんがオンライン上でなるべく気軽にやりとりができる環境があると便利です。プライベートではLINEを使っている方も多いと思いますが、いわゆる「ビジネス版のLINE」とも言える、ビジネスシーンに特化したビジネスチャットチャットサービスなど導入ハードルの低いツールも出ております。
企業に合わせたツールを選びリモートワークの環境を整えましょう。

ビジネスチャットツール

チャット形式であれば、気軽に意見を投稿できる環境を作り出す事が出来ます。活発な意見交換や提案を気軽にする事が出来、コミュニケーションの活発化に繋がります。
外出が多い社員との情報伝達、在宅勤務の社員とのweb会議など、様々なワークスタイルに対応可能です。

また、スピーディな情報共有の促進が実現できることは、ビジネスチャットツールの大きな魅力の1つです。
例えば、メールの文章作成には手間がかかり、レスポンスも遅い。送受信の履歴を探すのが大変で、気がつけば1日中メールの返信に追われている など、従来の伝達方法では、現代社会のスピード感や働き方の多様性に柔軟に対応しきれません。
ビジネスチャットツールであれば、手軽に文章を投稿できるだけでなく、カテゴリーごとに伝達内容やコミュニティーを整理することが出来、必要な情報をすぐに確認することができるようになります。メールのように個人対個人のやりとりだけでなく、チーム同士のオープンなコミュニケーションの場を設けることもできるので、チーム内でリアルタイムに情報が共有できます。また、ログを残すこともできるので、情報の抜け漏れ防止に役立たせることも可能です。トピックごとに見逃してしまったメッセージを確認できたり、いつでもメンバーの状況を把握できる環境にする事でリアルタイムで抜け漏れのない状況把握を実現します。

CRMなどの顧客管理ツール

社内だけでなく顧客間とのやり取りを活性化する際はCRMなどがおすすめです。 CRMの目的は、顧客それぞれに最適な製品・サービスを提供して顧客満足度を高め、顧客と良好な関係を構築して顧客の購買行動を維持し、顧客に関する詳細な情報を正確に蓄積して行くことです。
顧客情報の共有、顧客とのやり取りを社内で見える状態にすることによって、個々の課題の設定や、状況の共有を行いより円滑な営業を行うことができます。

各個人の業務状況の把握し、状況に応じて対応、また解析することにより効率化や生産性の向上に繋がります。 社員同士の状況の把握をシステムにより可視化しより良い職場環境を作り上げることが出来ます。

Web会議ツール

Web会議を使えば、わざわざ会議のための出張や準備は不要になりますし、時間が来たらただちにオンラインになるので、無駄なおしゃべりもありません。
タブレットを使えば資料も共有出来、クラウド型Web会議システムなどの従量課金制度のシステムを導入していれば、無駄な会議が行われていれば課金されてしまうため、総務も経理も、会議を早く終わらせるよう働きかけるようになります。

補助金の活用

地方のIT企業の活性化、地方在住のエンジニアなどを支援する制度として補助金制度も存在します。地方に在住しながらもリモートワークを用いて業務を行い、またその逆を支援することにより、地方から都心への流失を防ぐと同時に地方の活性化を目的としています。補助を受けられれば、導入のハードルが大きく下がります。

ふるさとテレワーク推進事業

ふるさとテレワークとは地方のサテライトオフィス等においてリモートワークにより都市部の仕事を行う働き方のことです。 ふるさとテレワークの推進により、都市部から地方への人や仕事の流れを創出し、地方創生の実現に貢献するとともに、地方における時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方を促進し、働き方改革の実現にも貢献します。
事業に直接必要な備品費や消耗品費、外注費などが対象となっています。対象となるものは年度ごとに変わるため、応募する際は十分な確認が必要です。

まとめ

リモートワークの導入に至っては導入したツールやシステム、サービスの活用が大きな鍵となります。

また、リモートワークは、すでに多くの企業で導入されており、数多くの支援ツールやサービスが提供されております。 他の企業のツールやサービスの導入事例などを参考に自社にあったツールの導入を進めてみてはいかがでしょうか？

リモートワークにも対応した効率化のための管理ツール

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出退勤、タスクの管理も可能となっており、勤務状況と同時に可視化され、適切な労働環境を作り出す事が可能です。

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