社内コミュニケーションのシステム化
目次
ITツールの活用で社内コミュニケーション活性化
企業には、従来の「報連相」にくわえ、従業員のモチベーションアップにつながるような社内コミュニケーションが求められています。便利なITツールを活用することで、人間関係を円滑化する機会を増やすことを可能とし、効率の良い社内コミュニケーションを実現する事が出来ます。
なぜ社内コミュニケーションが重要か
ビジネス慣習において「報連相」が重視されているのは、業務の効率化や生産性の向上に直結するからです。ビジネスの連携プレーを円滑に進めるには、社内のコミュニケーションが欠かせません。
また、部下や同僚の労働環境・精神状態をコミュニケーションのなかで把握できていれば、離職を未然に防ぐことができます。人間関係が良好であれば、定年まで働き続けたいと希望する社員も多くなります。
ツール選びのポイント
ITツールを活用して働き方改革につながる業務効率化などを実現することで、結果的にワークライフバランスの推進や、企業全体の生産性向上にも役立ちます。ただし、導入時にはいくつかポイントを抑えておく必要があります。
導入目的を明確にする
ビジネス向けツールやシステムには様々な目的や機能があります。
現状、業務においてどのような作業が発生しているのかを洗い出し、そこで「働き方」についての課題を現場スタッフからヒアリングします。その上で、どの業務においてITツールの導入の余地があるのか検討し、そのニーズにマッチする機能、そしてそれを満たすツールを探ります。
導入後の運用体制を考慮する
システムを導入しても、実際に使われなければ働き方改革は推進されず、それに費やした人的・時間的コストが無駄になってしまいます。
従業員のITスキルなども加味し、どの程度の利用が見込めるか、どのくらいの頻度で利用促進を実施すべきか等について検討します。また、導入後の社内の運用サポート体制の規模、そして有料サービスの場合はランニングコストとなるため、計画的な費用面での運用計画についても考慮しておく必要があります。
セキュリティ対策を万全に
当然ながら「ITツール」の導入には、セキュリティ的なリスクもあり、漏洩すれば大きなリスクとなります。
導入前には、想定されるリスクなどについて社内でのセキュリティ教育を実施しておく必要があります。
課題解決に役立つツール
ビジネスチャットツール
チャット形式であれば、気軽に意見を投稿できる環境を作り出す事が出来ます。活発な意見交換や提案を気軽にする事が出来、コミュニケーションの活発化に繋がります。
外出が多い社員との情報伝達、在宅勤務の社員とのweb会議など、様々なワークスタイルに対応可能です。
また、スピーディな情報共有の促進が実現できることは、ビジネスチャットツールの大きな魅力の1つです。
例えば、メールの文章作成には手間がかかり、レスポンスも遅い。送受信の履歴を探すのが大変で、気がつけば1日中メールの返信に追われている
など、従来の伝達方法では、現代社会のスピード感や働き方の多様性に柔軟に対応しきれません。
ビジネスチャットツールであれば、手軽に文章を投稿できるだけでなく、カテゴリーごとに伝達内容やコミュニティーを整理することが出来、必要な情報をすぐに確認することができるようになります。メールのように個人対個人のやりとりだけでなく、チーム同士のオープンなコミュニケーションの場を設けることもできるので、チーム内でリアルタイムに情報が共有できます。また、ログを残すこともできるので、情報の抜け漏れ防止に役立たせることも可能です。トピックごとに見逃してしまったメッセージを確認できたり、いつでもメンバーの状況を把握できる環境にする事でリアルタイムで抜け漏れのない状況把握を実現します。
CRMなどの顧客管理ツール
社内だけでなく顧客間とのやり取りを活性化する際はCRMなどがおすすめです。
CRMの目的は、顧客それぞれに最適な製品・サービスを提供して顧客満足度を高め、顧客と良好な関係を構築して顧客の購買行動を維持し、顧客に関する詳細な情報を正確に蓄積して行くことです。
顧客情報の共有、顧客とのやり取りを社内で見える状態にすることによって、個々の課題の設定や、状況の共有を行いより円滑な営業を行うことができます。
各個人の業務状況の把握し、状況に応じて対応、また解析することにより効率化や生産性の向上に繋がります。 社員同士の状況の把握をシステムにより可視化しより良い職場環境を作り上げることが出来ます。
分析したデータを元に業務の改善箇所を絞り、そこに重点をおいて施策を実行することができるため、業務をより効率的に行うことが可能です。 集めたデータを元に業務の更なる効率化や各部署ごとに連動して顧客情報がつながることで、営業のPDCAサイクルを回し、戦略的な営業活動を展開できるようになります。
まとめ
働き方改革は、社内の制度を急に変えなくても、ポイントに合わせたツールの活用で進めることができます。
「働き方改革」が広く求められている昨今だからこそ、自社の運用方針にマッチしたビジネスチャットツールを使用することによって社内コミュニケーションを解決してみてはいかがでしょうか？
