社内コミュニケーションを活性化と働き方改革

昔から「報連相（ほうれんそう）」に代表されるような社内コミュニケーションは、日本企業で重要視されてきました。社内コミュニケーションには、報連相のような業務に直結するものだけでなく、従業員のモチベーションを高めるものもあります。
また働き方改革においてもコミュニケーションの円滑化は情報共有の業務の効率化にも繋がります。

なぜ社内コミュニケーションが重要か

ビジネス慣習において「報連相」が重視されているのは、業務の効率化や生産性の向上に直結するからです。「現場で得た情報や問題を素早く上司に伝え、次の施策を考える」「問題がある場合は、早めに打開策を提示し、問題解決を図る」「部下だけでは手に負えない案件は上司がすぐにフォローする」といったビジネスの連携プレーを円滑に進めるには、社内のコミュニケーションが欠かせません。
また、部下や同僚の労働環境・精神状態をコミュニケーションのなかで把握できていれば、離職を未然に防ぐことができます。人間関係が良好であれば、定年まで働き続けたいと希望する社員も多くなります。

ツールの導入によって解決できること

社内でのコミュニケーションが不足すると、有益な情報を得にくくなってしまいます。
よくある課題点として

• メールでは気軽な提案がしにくく、意見交換がしずらい
• 経営層と現場メンバーとの間に距離が生じ、現場の意見を把握できない
• 遠隔地にいる従業員との情報共有が難しい

などがあります。

ビジネスチャットツール導入のメリット

チャット形式であれば、気軽に意見を投稿できる環境を作り出す事が出来ます。活発な意見交換や提案を気軽にする事が出来、コミュニケーションの活発化に繋がります。
外出が多い社員との情報伝達、在宅勤務の社員とのweb会議など、様々なワークスタイルに対応可能です。
また、立場によるコミュニケーションのハードルを下げた事例もあり、アルバイトやシニアスタッフも含めた様々な立場の従業員との交流が活発化したという事例があります。

スピーディな情報共有の促進

スピード感を持った情報伝達が実現できることは、ビジネスチャットツールの大きな魅力の1つです。
例えば、メールの文章作成には手間がかかり、レスポンスも遅い。送受信の履歴を探すのが大変で、気がつけば1日中メールの返信に追われている など、従来の伝達方法では、現代社会のスピード感や働き方の多様性に柔軟に対応しきれません。
ビジネスチャットツールであれば、手軽に文章を投稿できるだけでなく、カテゴリーごとに伝達内容やコミュニティーを整理することが出来、必要な情報をすぐに確認することができるようになります。メールのように個人対個人のやりとりだけでなく、チーム同士のオープンなコミュニケーションの場を設けることもできるので、チーム内でリアルタイムに情報が共有できます。また、ログを残すこともできるので、情報の抜け漏れ防止に役立たせることも可能です。トピックごとに見逃してしまったメッセージを確認できたり、いつでもメンバーの状況を把握できる環境にする事でリアルタイムで抜け漏れのない状況把握を実現します。

まとめ

働き方が多様になり、業務を円滑に進めるためには社内外でのスムーズなコミュニケーションが必須となります。
社内コミュニケーションは、社員の意識や社会のあり方、またその企業の文化や働き方などによって最適な手段が異なります。状況や相手によって適切なコミュニケーション手段を意識的に選択できなければ、時間ばかりかかってしまったりします。

「働き方改革」が広く求められている昨今だからこそ、自社の運用方針にマッチしたビジネスチャットツールを使用することによって社内コミュニケーションを解決してみてはいかがでしょうか？