コミュニケーションの改善

円滑なコミュニケーションは効率をよくするだけでなく、社内の可視性、情報共有の円滑化など社内、社外ともに業務を進める上で重要になっていきます。 働き方改革においてもコミュニケーションは重要になっていきます。

コミュニケーションツール

テレビ会議

遠隔地にいる相手との会議で移動することなく会議を行うことができるツールです。実際の会議と同じく対面で会話するため、テレビを介する以外は普通の会議と変わりありません。 会議の資料準備の手間がかかるのは変わりないですが、移動コストの削減と対面で話すことによる直接的なコミュニケーションになるため、複雑な操作などはなく、誰でも参加可能と言うメリットがあります。

チャットツール

社内における情報伝達の為のツールとしてチャットツールがあり、以前からIT分野で多く使われておりました。働き方改革を行う上で社内外のコミュニケーションツールとして注目されております。しかし、手軽なため不要な話を持ち込んでしまったり、やり取りした内容がどんどん流れて探せなくなってしまったり、メッセージの保存限度があるため証拠が残りにくいというデメリットもツールによってはあります。導入によって打ち合わせの手間と時間を削減することができます。

課題管理ツール

課題や案件ごとに予定や進捗を共有、報告が出来、また個々の動きが把握できるため情報の可視化にもつながります。案件ごとに管理するためこれまでの業務などの流れや結果がエビデンスとして残るというメリットがあります。
課題を中心としたコミュニケーションは、最小限のコミュニケーションで多くの課題の解決ができるため、遠隔地でも課題中心に議論を進めることができ、コミュニケーションコストを大幅に改善することができます。 導入の際運用方法をしっかり定める必要がありますが、大幅な効率化が可能となります。

社内コミュニケーションの活性化

ツールの導入の他にも社内でのコミュニケーションを活性化する必要があります。ツールを有効活用する上でも円滑にコミュニケーションを取れる状態にすることによって、より効果的に情報共有の効率化を行うことが出来ます。 コミュニケーションの無駄を削減しつつも、情報をしっかり伝えることにより自然と業務効率が上がり、再確認等の無駄な打ち合わせを削減することができます。

またツールを併用し、業務を可視化することにより、互いの進捗、業務状況などが確認できるため。状況の確認や仕事上での意見交換、アイデアなどの提案がしやすい状態となります。社内コミュニケーションの活性化につながり、業務の改善やモチベーションの向上、社内環境の向上につながります。

まとめ

現在様々なツールが出回っている中で、それらを有効活用することによって、コミュニケーションコストを削減し、業務効率を向上させる事ができます。 また社内コミュニケーションの向上によって互いに意見しやすい環境を作ることによって、より働きやすい環境を作ることができます。