使い方次第では効率化につながらない点

導入もしやすく比較的簡単に誰でも使うことのできるビジネスチャットですが、使用方法によっては効率が下がってしまう事があります。

大事な情報が流れてしまう

チャットの場合、コミュニケーション量が多くなると、過去の発言はどんどん流れていってしまいます。 そのため、重要な情報がある場合には、どこかにメモをしたりピン留めをしておかないと見逃してしまったり、後から探す事になります。エビデンスの管理という点ではチャットはあまり向いていません。

通知で作業に集中できない

常にチャットで情報共有がされると都度通知が来てしまったり、すぐに返信しなければと考えてしまうため、どうしても１つ作業に集中できなくなってしまいます。そうなることによりチャットのメッセージが他人の作業に細切れに割り込んでしまい、業務に支障をきたすこともあります。
既読機能がないチャットツールや、通知の頻度などを細く設定できるツールもあります。

余計なコミュニケーション量が多くなる

気軽にコミュニケーションが取れるため、コミュニケーションの量が多くなる傾向があります。 コミュニケション量が多くなる反面、余計な投稿や業務に関係ない投稿も増える可能性もあるため、使い方には注意をする必要があります。

長時間労働につながってしまうリスク

業務時間外に業務が発生

いつい業務時間外にチャットを見てしまい、深夜や早朝に仕事を始めてしまうことがあり、また自分宛にでなくても、複数人が閲覧できるグループチャットで通知が飛んでいると、朝からプレッシャーを感じながら出社することになったり、せっかくの休日も自分宛にチャットが来ているかもしれないと常に不安で気になってしまい、結局仕事をしてしまう。ということがあります。使用制限などルールを設けることで解決することが出来ます。

運用ルールでデメリットを解消

チャットの利用によって、長時間労働、休日出勤を助長してしまっては本末転倒なので業務時間以外の使用を控えるなどのルール作りが必要となります。またエビデンスが必要なやり取りや外部と一対一の場合はメール、複数人でのやり取りで意見交換や進捗管理のやり取りはチャットなど使い分けることも重要となります。運用ルールをしっかり決めることによってより効果的にビジネスチャットを使うことが出来ます。