手書き日報からの脱却
手書き日報からの脱却
建設業、警備業など外部先に派遣、現場にいる事が多い職では日報報告などの事務的業務は、会社や事務所に戻り行う事が主流となっております。しかし、働き方改革を進めるにあたりこちらも改めなくてはなりません。
目次
手書き日報の問題点
ITが一般化されているにもかかわらず、何故か日報などの報告書の類は手書き以外はNGという事例が多々あります。しかし業務の効率を考えれば、手書きの日報はデメリットが大きく効率的とは言えません。
タイムリーな情報共有ができない
外部や現場などに派遣されている建設業、警備業では事務所に戻る必要があり、また手書きの日報をpcで再入力するという企業もあり、二度手間になってしまいます。一つ一つは小さな作業ですが、積もり積もって大きな時間の無駄に。この非効率さが、残業を生む温床になっているのです。
また遠方の現場から会社に日報が届くまでの待ち時間がかかる事などが事務員や他の社員の負担になっており、全体的な効率を落としております。
取りまとめ・管理が大変
提出状況の把握・集計ができず、誰が提出して、誰が未提出なのか、1枚1枚確認しなければなりません。また、訪問件数や営業実績といった集計もできないため、別途エクセルでの集計管理が必要になります。
コストがかかる・保存場所を取る
紙、印刷するためのインク、保管用ファイルなどのコストがかかり、それを保管するスペースも必要です。もし紛失してしまった場合、情報漏えいのリスクもあります。
日報報告のシステム化、IT化のメリット
日報のシステム化、IT化を進める事により、情報共有のしやすさ、検索機能、社内コミュニケーションとしての機能など、あらゆる面において効果的です。時間や手間を大幅に削減できます。
入力の二度手間がなくなる
最大のメリットとして、スマートフォンから現場で直接入力し、直接事務に送信することで、会社に戻る手間、手書きからpcで再入力する手間がなくなります。また、誰が未提出なのかなどの把握がしやすくなります。
タイムリーに情報共有できる
常に社内で参照できる状態にする事により、情報共有がスムーズに行う事ができます。日報のデータをweb上で管理する事により、どこでも請求、勤務状況の把握と確認を行う事が出来ます。
データ保存でスペースなどの保管コストが削減できる
データ上で保存するため、紙のように保存場所を取ることはありません。また物理的に紛失するリスクを軽減する事が出来ます。
まとめ
日報をシステム化、IT化する事により、手書き日報での手間やリスク、情報共有の効率化が実現出来、大幅な環境改善につながります。
小さなことではありますが、大きな効果があります。
働き方改革における効率化はこのようなところから行なっていくのがいいかもしれません。
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