AI導入の事例
事務系業務の大半がRPAに置き換わる
自動化AIの中でも導入が容易RPA。事務系業務の3分の1が将来的にRPAに置き換わるともいわれています。日本国内の企業でも、次々とRPAを導入する動きが出始めている状況です。もういくつか成功事例が出ております。
AI導入の事例
金融機関での導入事例
RPAの導入が進んでいるのは、事務作業が多い金融業です。三菱UFJ銀行の場合2以上のパイロット期間を経て、RPAを本格導入。全体で2000件超の手動業務をRPAに置き換えました。 現在、情報取得や入力業務、検証作業などの定型業務の置き換えが進んでいます。パイロット業務として選ばれたのは、融資事務センターでの住宅ローン向け団体信用保険申告書の点検業務。担当者が用紙を1枚ずつ点検していた保険会社への提出書類と住宅ローンの明細を照合する作業です。 紙の申請書をスキャンし、電子データ化してロボットが点検する形式に変更。何か問題点があるもののみを担当者が目視チェックするという形になりました。その結果、2500時間もの作業時間削減が可能となりました。
自治体での活用例
糸島市の事例では移住希望者マッチングというシステムでAIを使用した実証実験が行われました。移住希望者と市担当者の対話がAIにより促進され移住者の不安解消や満足度向上、地域活動の活発化を実現を 目標に行われました。AIマッチングを用いて、移住希望者に最適な地域を提示。移住希望者が評価を行い、AIが好みをさらに学習することにより、移住希望者と候補地の適切なマッチングを実現しました。それ以外にも行政の業務にも他の業種と同じくRPAやAIを使用することによって、効率化を図るなどの動きも出てきております。
働き方改革以外での活用
東京のあるラーメン店でのAIを活用例として。来店客は専用アプリに自分の顔を登録すると、食券購入時、コミュニケーションロボットに自分の顔を認識させることで来店回数に応じてトッピングがサービスされるという活用を行っています。 この事例は働き方改革にAIを活用したものではないものの、接客やサービスの一部で活用する事例として今後の活用として期待が集まる事例になります。
中小企業に最適なAI活用
AI活用は大企業ばかりが先行しているイメージがありますが、AIと同義のものとしてRPAがあります。中小企業にとってはまだ実用段階にないAIでも、RPAなら簡単に導入が出来、確実に成果の出る働き方改革が実現します。またRPAはAI機能が充実してくることが期待されており、自然にAIを活用した働き方改革を実現が可能となります。
AI導入のポイント
AI導入のポイント
近年におけるAIの技術開発には目覚ましいものがあり、使えば使うほどに賢くなるAIが実用化されたことにより、人間による入力を必要とせず、膨大なデータの自動学習ができるようになりました。 ビジネスでも使用されることが増えて行き、大手企業での採用例も増えております。
AIの業務・採用例
チャットボットなど顧客対応
顧客対応用のチャットにAIを設定することにより、顧客の対応をすることが出来ます。 過去データから、寄せられた質問・相談の内容を分類、複雑なものではなく最適な回答をすぐに提示できるものと判断した場合、AIのチャットボットなどが処理を行い自動で対応します。 どうしても対応できない箇所のみ人間の従業員が担当する必要がありますが、年々精度が上がっております。
RPAなどによる事務作業
データ入力などの事務的な作業もAIが自動的に行い、人間が担当するより正確で早い作業を実現しております。
単純な作業ほどAIによる置き換えが進んでおり、またAIの出来ることの幅が広がるにつれ、事務作業全般もすべてAIによる完全自動化される日も遠くありませんAIのメリット
人件費のコスト削減
業務の工数を減らせるので、人件費のコスト削減が実現できます。人件費は企業の支出の中で大きな割合を占めるため、人件費を削減できることは企業にとって大きなメリットになります。
業務の効率化
人間が行うよりも速く正確にできます。人間は疲れてくるとミスを生じやすくなり、ミスした分業務の効率も落ちますが、ロボットは疲れることがなくミスをすることもありません。
AIとの共存
こうした膨大なデータの処理や業務最適化の実施など、AIが得意なところであり、可能性は拡大していくと考えられます。
しかし、何もないところから仕事を見出して作ることや、疑問や気づきに基づいて何かを創出するといったことは、苦手であり、そういった点での課題はあります。
現状のAIは万能ではありませんので、人間の仕事がなくなるといったことはなく、そのAIを監視したりサポートしたりするための仕事が、新たな人間の役割となるなど、当面このような形で共存していくことになると思われます。
チャットのデメリット
チャット導入のデメリット
使い方次第では効率化につながらない点
導入もしやすく比較的簡単に誰でも使うことのできるビジネスチャットですが、使用方法によっては効率が下がってしまう事があります。
大事な情報が流れてしまう
チャットの場合、コミュニケーション量が多くなると、過去の発言はどんどん流れていってしまいます。 そのため、重要な情報がある場合には、どこかにメモをしたりピン留めをしておかないと見逃してしまったり、後から探す事になります。エビデンスの管理という点ではチャットはあまり向いていません。
通知で作業に集中できない
常にチャットで情報共有がされると都度通知が来てしまったり、すぐに返信しなければと考えてしまうため、どうしても１つ作業に集中できなくなってしまいます。そうなることによりチャットのメッセージが他人の作業に細切れに割り込んでしまい、業務に支障をきたすこともあります。
既読機能がないチャットツールや、通知の頻度などを細く設定できるツールもあります。
余計なコミュニケーション量が多くなる
気軽にコミュニケーションが取れるため、コミュニケーションの量が多くなる傾向があります。 コミュニケション量が多くなる反面、余計な投稿や業務に関係ない投稿も増える可能性もあるため、使い方には注意をする必要があります。
長時間労働につながってしまうリスク
業務時間外に業務が発生
いつい業務時間外にチャットを見てしまい、深夜や早朝に仕事を始めてしまうことがあり、また自分宛にでなくても、複数人が閲覧できるグループチャットで通知が飛んでいると、朝からプレッシャーを感じながら出社することになったり、せっかくの休日も自分宛にチャットが来ているかもしれないと常に不安で気になってしまい、結局仕事をしてしまう。ということがあります。使用制限などルールを設けることで解決することが出来ます。
運用ルールでデメリットを解消
チャットの利用によって、長時間労働、休日出勤を助長してしまっては本末転倒なので業務時間以外の使用を控えるなどのルール作りが必要となります。またエビデンスが必要なやり取りや外部と一対一の場合はメール、複数人でのやり取りで意見交換や進捗管理のやり取りはチャットなど使い分けることも重要となります。運用ルールをしっかり決めることによってより効果的にビジネスチャットを使うことが出来ます。
チャット導入のポイント
チャット導入のポイント
失敗を防ぐ導入・運用のポイント
ビジネスチャットは、社内のコミュニケーションをスムーズにし仕事の効率を大幅にアップすることが可能なツールです。 しかし導入や運用によっては、仕事の処理スピードを上げることができなくなってしまいます。もし、ビジネスチャットを導入しているのに思ったような成果を上げられず、運用がなされていない状態になってしまっているなら、選ぶべきツールが間違っている可能性もあります。
運用にあたってのルール作り
ビジネスチャットを導入する際のルールは、ビジネスチャットを社内に定着させるために重要となります。
メールは基本的に使わない
全社的にビジネスチャットをコミュニケーションツールとして導入したら、メールは基本的に使わないようにしましょう。メールでの連絡が残っていると、なかなかビジネスチャットへの切り替えが進まず中途半端な状態になり、情報の共有漏れが発生するリスクも発生します。
何のために導入するのかを明確に規定
ビジネスチャットを導入する理由について明確にしましょう。会議の回数削減なのか情報共有漏れの防止なのかなどを明確にしておくと、そのゴールに対して何ができていて何ができていないのかがはっきりし、さらに良い運用へ改善するための意見もあがるようになります。
管理職が率先して使用するように明文化
ビジネスチャットをいきなり全社運用するのはリスクがあるという場合は、試験的に一部の部署でテスト運用をしましょう。
ビジネスチャットの導入に関して管理職など一部の社員は抵抗を覚えることが多いので導入の際はそれらの社員にも受け入れられるような体制を作っておくことが重要です。
ビジネスチャットの選び方
導入コスト
無料プランのあるサービスも多くありますが、有料プランよりも利用できる機能が少ないなどのデメリットがあります。セキュリティ性・利便性に優れ、導入効果が期待できるサービスでも、自社のコストを超えてしまうと導入が難しくなります。
機能の充実
無料プランより有料プランの方が機能が多い傾向にありますが、運用時に必要な機能が搭載されているかを確認したうえで、両プランの機能比較をする必要があります。
柔軟性と拡張性
業務形態が複雑な企業であれば様々な業務フローに対応できる柔軟性、長期的な利用を考えている企業であれば必要な機能をカスタマイズできる拡張性が必要とされます。 悩まないためにも、何のために導入するのか、今後どのように利用していきたいか、どのような効果を期待しているかを明確にしたうえで検討した方が良いでしょう。
チャット導入のメリット
チャット導入のメリット
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、グループ会議や電話、メールでは難しかったリアルタイムのコミュニケーションをチャットを用いて実現したツールです。
ビジネスチャットを導入することにより、企業内で発信される情報を時間や場所を気にすることなく閲覧できます。
今までは当たり前だったメールや電話での連絡が徐々に減り、ビジネスチャットに移行している企業が増えています。
ビジネスチャットのメリット
メールや電話よりも気軽で簡単
メール特有の「お世話になっております」のような文面を書く必要もなく、会話をするように投稿できるのが最大のメリットになります。 また、場所や時間を選ばないことから、リアルタイムでのコミュニケーションも可能で、スピーディーな連絡や情報共有が可能になります。
修正が可能
メールを一度送信してしまうと、内容の修正をする事ができません。 内容訂正の為に、再度メールを作成しなければいけなく、結果的に時間がとてもかかります。 ビジネスチャットの場合間違えて送信してしまったものでも、後から修正することが可能です。
大人数でのスムーズなコミュニケーション
電話やメールでは基本的に1対1となり1つの情報を複数人に伝えるために大きな手間が生じてしまいまいます。ビジネスチャットを利用することで、1度の投稿でメンバー全員へ連絡できるため、伝達漏れを防ぐ効果があり、メールと異なり同時にコミュニケーションを取ることが可能になります。 住所歴から必要な情報を検索し形式を気にすることなく一斉に送信できるため、既存の伝達手段よりもスムーズなコミュニケーションが可能です。
プロジェクト別の情報共有が可能
個人間はもちろん、プロジェクトチームや部署など業務に応じたメンバーでグループを作成できるため、情報共有が効率的にできるのもビジネスチャットのメリットです。 ビジネスチャットの多くは標準機能としてファイル共有機能があります。これは、pdfなどの資料や画像や、音声データなどをメンバーに共有できる機能です。 作成途中の資料を社内のメンバーに確認してもらいたいときや、自身が属するグループ内に資料を展開したいときなどに活用できます。
スマホでも使うことができる
ビジネスチャットのなかには、アプリをダウンロードしてスマホでも使うことができるものもあります。外出先や営業に向かう移動時間でもチャットの確認ができるため、緊急の連絡にも素早く対応することができます。
導入のしやすさが最大のメリット
社内コミュニケーションを円滑にする事により、会社全体の動きが早くなり、ビジネスのスピードも早くなります。 導入直後は操作方法などの教育時間や慣れるまでにある程度時間が必要になりますが、 ビジネスチャットは直感的に使えるような仕様になっているものが大半を占めていますので、あまり時間はかかりません。
RPA導入のポイント
RPA導入のポイント
RPAの導入
組織に多くのメリットや効果をもたらしてくれるRPAですが、本格導入に向けた事前準備や自社業務に適したRPAの選定など、検証と調査を行い環境を整えなければその効果を十分に得ることができません。
1.導入目的の明確化
運用後の効果測定時に使用する指標の洗い出しを行うため、「なぜRPAを導入するのか」や「どのような効果を期待しているのか」を予め明確にしておきます。 最初の段階で導入目的を明確にしておくことにより、RPAに置き換える業務の選別やRPAツールの選定もスムーズに行うことができます。
導入目的の一例
- コスト削減によって商品やサービスの価格を引き下げたい
- 労働生産性を高め、リードタイム(作業期間)や時間外労働時間を短縮したい
- 入力ミスや認識ミス、情報管理ミスなどのヒューマンエラーを無くしたい
- 定型処理作業を担当している従業員の保有スキルを最大限に活用したい
2.業務の洗い出し
システム入力作業や事務処理作業、請求処理や経理業務など組織の中に点在するホワイトカラー業務を業務部門ごとに分けてまとめていきます。
その際、以下のような点を意識しながら整理することでRPAの導入効果を高めることができます。
- 定型業務か非定型業務か
- その業務に関わる担当者は何人か
- どのようなアプリケーションを使用しているか
- 一度の作業にどれだけの時間を費やしているか
- 業務に関連するアナログな情報や資料を今後どこまでIT化できるか
3.RPAに置き換える業務の選別
RPA対象業務のリストが完成したら、その中からRPAに置き換える業務の選別を行います。 組織全体におけるRPA導入効果の最大化を目指すためには、単純な導入効果だけではなく部門間の連携や他部門への影響、既存環境とのシステム連携などの諸条件も加味して検討しなければなりません。
4.ツールの選定
組織内に構築するRPA環境の全体像を明確にすることができたら、数多く存在するRPAツールの中から自社の求めている条件に最も適しているものを選定します。 RPAツールによってセールスポイントや特徴が大きく異なるため、 幅広く情報収集した上で検討する必要があります。
5.試験的導入と分析
思いがけないエラーやトラブルによって業務遂行に問題がないようにするため、本格導入に先駆けて試験導入を実施します。
多くの場合、本格導入時よりも小規模かつ短時間で実施します。
また導入後に発生するエラーやトラブルの洗い出しと対処方法の検討を行い、この際『誰がどのような形で対処するのか」や「IT管理者などIT関連に詳しい人材の不在時はどうするのか」など、組織の現状や従業員の保有スキルと照らし合わせながら検討しておくことによって、損失の縮小と業務停止期間の短縮を図ることができます。
6.本格導入
不測の事態に備え本格導入後は次のような点をチェックしながら運営管理するように心掛けましょう。- 設定した通りの処理が行われているか
- 更なる効率化を実現させる改善点はないか
- RPAツールの作業レベルや設定台数がRPA管理者のキャパシティを超えていないか
- 組織内に存在する全てのRPAを正しく管理運営できているか
- 部門間連携、既存システムとの連携は正しく行えているか
7.導入効果の検証
導入後の効果を検証することによって、効果の確認、運用の見直しなどを継続して行うことによってより円滑な運用と効率化が図れます。
RPAに注目が集まる理由
これまで生産性の向上や業務補助を目的として多くの場面で活用されてきた外部委託や派遣社員の人材が不足し、また、業務遂行に欠かせない知識の伝達や技術の指導、製品やサービスの品質を維持するためのチェック環境の構築、管理担当者の配置など多くの手間とリソースを必要とすることから、代替案を求める声が多くありました。 デジタルデータに関する周辺環境やRPAの強みである「絶対に自ら辞めない」、「24時間365日働き続ける」、「状況変化に強く、同じ失敗を繰り返さない」、「ノンプラミングによる業務やオペレーションの自動化が可能」などの性質を積極的にアピールしたことにより、外部委託や派遣社員に変わる新しい業務パートナーとして注目が集まるようになりました。
完全自動化システムと共存
AI技術の進歩やオフィスのデジタル化に伴い、RPAの持つ力を活用できるビジネスシーンは日々増加しています。しかし自分の担当業務も将来的にAIやRPAなどに置き換えられてしまうかもしれないという不安や業務の縮小による不安の声が多くなりつつありました。
しかし、それらの性能を最大限に活かすためには人間によるサポートやメンテナンスが欠かせません。
また、RPAに業務を引き継ぐことによってフリーとなった従業員を別の業務に活用することによって更なるビジネスチャンスを生み出すこともできます。
共存の事例
- RPAに事務業務全般を担当してもらい、従業員に顧客サポートに注力させる
- 新規事業開発や新プロジェクトに着手する
- 創造的業務を人間が担当し、入力業務や管理業務、判断業務をRPAを担当させる
RPAの事例
RPAの事例
RPAとは
RPAとは、これまで人間が手作業で行ってきた仕事をAIや機械学習などの認知技術を取り入れたロボットに代行してもらうことにより自動化や効率化を図る取り組みを指す言葉です。大量の仕事を素早くこなすことができ、作業精度が非常に高く、集中力の低下によるエラー率の増加や生産性の低下が起きないのがメリットになります。
導入の事例
大量の顧客情報を取り扱う金融、保険業などを中心に導入が進んでおります。また単純な事務作業に関しても徐々にRPAに置き換わっております。
作業レベルの均一化
導入例として、通信会社の顧客管理業務があります。顧客管理業務では画面遷移が必要数多く存在する作業で選択肢から瞬時に最適解を導き出さなければならないためミスが多発していおり熟練スタッフと新人スタッフの処理速度に大きな差があり、また新人スタッフの教育に時間がかかるため、人手不足が常態化していました。
この業務にRPAを導入することによって、1件あたりの処理時間が1分に大幅短縮され、設定されたルールに従ってRPAが最適な条件を導き出すことでミスが消滅し、
これまで熟練スタッフ10名を要していた作業が新人スタッフ1名で対応可能になりました。
ストレス軽減と保有スキルの活用
経理業務での導入例として、この会社では毎日100件以上発生する入金情報を確認しながらの自社会計システム上データの消しこみ作業によって、作業担当者のストレスが大きく、それによるミスが多発しておりました。 そこで、RPAを用いてインターネットバンキングからCSVファイルをダウンロード、CSVファイルに必要な情報を追加したExcelファイルの作成を自動化、 これにより作業時間の大幅短縮とストレスの軽減が実現し、作業担当者が保有しているスキルの他業務へ活用する環境が整いました。
販売情報の転記
販売業での導入例です。これまでは、約100社の卸会社からエクセルで送付される販売報告情報を手作業でエクセルに転記していました。エクセルの入力負担を軽減するために、フォーマットの統一化や入力ルールの厳密化に取り組むも協力会社がルールに則ってくれないという問題があり、また、転記後もデータ形式を確認しないと、正しくシステムに登録されないという問題がありました。 RPA導入により、入力項目がずれていても、RPAが入力項目と入力内容を特定して転記してくれるので、手動での手入力削減が、5日かけて4人がかりで行っていた作業がほぼなくなりました。
RPAに注目が集まる理由
これまで生産性の向上や業務補助を目的として多くの場面で活用されてきた外部委託や派遣社員の人材が不足し、また、業務遂行に欠かせない知識の伝達や技術の指導、製品やサービスの品質を維持するためのチェック環境の構築、管理担当者の配置など多くの手間とリソースを必要とすることから、代替案を求める声が多くありました。 デジタルデータに関する周辺環境やRPAの強みである「絶対に自ら辞めない」、「24時間365日働き続ける」、「状況変化に強く、同じ失敗を繰り返さない」、「ノンプラミングによる業務やオペレーションの自動化が可能」などの性質を積極的にアピールしたことにより、外部委託や派遣社員に変わる新しい業務パートナーとして注目が集まるようになりました。
RPAとAIの違い
RPAとAIに関してはきちんとした定義が定められておりませんが意味はそれぞれ違い、 直訳すると RPAは「ロボットによる手順の自動化」 に、 AIは「人工知能」 になります。 RPAはただ単に業務の効率化のためツール全般を指します。AIはそれらに活用する技術を指すことが多いです。