リモートワーク導入事例

理想的な働き方とも言われ、多くのメリットがあるリモートワークですが、準備と理解を深めなければ逆効果にもなりかねません。実際のリモートワーク導入企業の導入事例を紹介します。特徴と運用を理解し、リモートワークの導入を検討してみるのもいいかもしれません。

リモートワーク導入成功事例

株式会社キャスターの導入事例

株式会社キャスターは、オンラインアシスタントサービスを主軸事業としているIT企業です。
株式会社キャスターは、創業当初から、フルリモートワーク制度を導入して運営しています。 従業員170人のうち、オフィスに常時いるのは3～5名という体制を構築できました。営業や経理といったリモートワークの対象になりにくい職種にも対応して、あらゆる職種でリモートワークを実現しています。 オンラインアシスタントサービスという特性から、東京以外でも人材を確保することが大きな強みとなっています。

エス・エー・エス株式会社の事例

エス・エー・エス株式会社は、クラウドサービスを主軸に展開している情報通信業です。
女性社員の採用が増えていて、産休や育休取得の希望も増えることが予想され、 その解決する方法としてリモートワークの導入が検討されました。
勤続1年以上などの定められた条件を満たし、会社が承認した者をリモートワークの対象としました。 一部社員がVPN接続によるモバイルアクセスをおこなっていましたが、テレワークを実現する環境として新たに仮想デスクトップ環境を構築しました。 業務内容を整理し、システム環境面の整備も進んだことで、リモートワークでも、資料作成や問い合わせ対応、システム開発、会議といった業務を滞りなく実施しています。 チャットでのコミュニケーションは、電話よりも時間を取られることなく、作業しながらできるので、効率よく業務を進められました。また、集中して業務をすることができて、創造力が高まったというフィードバックがありました。

リモートワーク導入失敗事例

意思決定が遅れ事業の成長が鈍化

リモートワークの導入により、業務の意思決定が遅れた失敗事例です。 チャットやビデオ会議のツールを整備し運営を始めたものの、コミュニケーションを活発にとるのが難しく、考えていることがうまく伝わりません。 実際に会って話すときに意思決定をしようと判断を先延ばしにし、意思決定のスピードが大幅に遅くなりました。結果、事業も伸びず、従業員の満足度が下がったことで、リモートワークの廃止に至っています。

環境が整わないうちに導入してしまった

準備が整っていない状態でリモートワークを導入して、機能しなかった事例です。 資料共有・進捗管理・勤怠管理をすべて、紙ベースで行う運用が続いていたため、遠隔で働く際に、必要な情報を共有できない事態に陥りました。 結果として、オフィス内メンバーとリモートワークのメンバー間で情報格差が大きいと不満があがり、廃止に至っています。

失敗事例についても記述しましたが、リモートワークにおけるメリットを感じている企業の割合は高いです。 総務省が平成27年に行った調査によると、リモートワークを導入している企業において、「非常に効果があった」「ある程度は効果があった」と答えたのは、あわせて82.5%になっています。
リモートワークに限らず、新しい制度や仕組みを導入する際は運用など不安な点が出てきます。 まずは試験的に1つの部署・グループだけでリモートワークを実施してみて、実際にどのような課題が出てくるかを判断するのが良いかもしれません。

補助金・助成金の活用

リモートワークの導入には、セキュリティ対策であったりクラウドツールであったり、環境の整備にさまざまなコストがかかります。 生産性が向上する可能性があることは分かっていても、コストの問題で中々導入出来ないなど多いのではないでしょうか
補助金や助成金を利用することによってリモートワークの導入ハードルが下がり、導入がよりスムーズに行えます。

東京都が実施している助成金

国が実施している助成制度の他に、東京都が実施してる助成制度もあります。 東京都が実施しているので支給対象となるのは東京都内に本社がある中小企業のみとなります。 東京都では、都内に本社を置く従業員300人以下の中小企業等に対して、仕事と生活の両立を図るため、在宅勤務、モバイル勤務といった多様な勤務形態の実現等、ワークライフバランスの推進にかかる経費の助成制度を実施しています。

女性の活躍推進等職場環境整備助成金

東京都と(公財)東京しごと財団が連携し、女性の採用・職域拡大を目的とした職場環境の整備や、仕事と育児・介護等の両立に向けた働きやすい職場環境づくりの取組を支援する助成金です。
「女性の」とありますが、男性の職場環境整備にも利用できます。

条件や支給対象がそれぞれ違いますが、東京都以外に本社がある企業は厚生労働省が実施してる職場意識改善助成金（テレワークコース）一択になります。

ふるさとテレワーク推進事業

ふるさとテレワークとは地方のサテライトオフィス等においてリモートワークにより都市部の仕事を行う働き方のことです。 ふるさとテレワークの推進により、都市部から地方への人や仕事の流れを創出し、地方創生の実現に貢献するとともに、地方における時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方を促進し、働き方改革の実現にも貢献します。
事業に直接必要な備品費や消耗品費、外注費などが対象となっています。対象となるものは年度ごとに変わるため、応募する際は十分な確認が必要です。

過去に行われていた助成金制度

助成金には期限があります。申し込み期間を過ぎてしまうと要件を満たしていても助成金の申請が出来ません。

時間外労働等改善助成金（テレワークコース）の交付申請の受付は平成３０年１２月３日（月）まで行われておりました。リモートワーク推進の助成制度はほかにも用意される可能性がある為導入を検討している企業は注視する必要があります。

時間外労働等改善助成金（テレワークコース）

時間外労働の制限その他の労働時間等の設定の改善及び仕事と生活の調和の推進のため、在宅又はサテライトオフィスにおいて就業するリモートワークに取り組む中小企業事業主に対して、その実施に要した費用の一部を助成するものです。
職場意識改善助成金（テレワークコース）を利用する場合、指定された取り組みのうちの1つ以上を選択し、実施をしなければなりません。

テレワーク用通信機器の導入や運用

サーバシステム機器やオンライン会議用の機器、遠隔操作システム機器など、リモートワークを行うにあたり必要となる、通信にまつわる機器を取り入れるためにかかった費用のことです。なお、パソコンやタブレット、スマートフォンなど、個人で使用する通信機器は含まれないため、注意をしなければなりません。

保守サポートの導入

リモートワークシステムは、インターネット環境を用いて実施するシステムであるため、特にセキュリティ面に憂慮する必要があります。安全面のリスクに対応するため、年間もしくは月々に発生する保守サポート料金や通信費用が、この取り組みに該当します。

クラウドサービスの導入

リモートワーク制度を利用する場合、労働者はさまざまな場所で通信機器を活用し、業務を行うことになります。そのため、従来のコンピューターシステムではなく、ネットワーク経由でデータやメッセージのやりとりを行うための「クラウドサービス」を利用する必要があります。このクラウドサービスを導入するにあたりかかった費用が該当します。

就業規則等の作成や変更

テレワーク制度の導入を検討する場合、事前にさまざまなルールを決めておく必要があります。労働者が目の前にいない働き方であるからこそ、ルールが定まらないまま見切り発進をしてしまうことで、問題が発生する可能性が生じます。
このリスクを防ぐため、社内の就業規則や労使協定などを活用し、テレワークをどのように導入し運用していくかを明記する必要があります。

社内への周知活動

人事労務を担当する者や利用する労働者に対し、研修などを通じて周知や啓発を行うことが該当します。たとえば、外部の講師による研修を受ける際にかかった費用や、外部セミナーに出席した際にかかった費用などが該当します。

専門家によるコンサルティング

社会保険労務士や中小企業診断士、専門コンサルタントなどの専門家に対して支払う、リモートワーク導入にあたってのコンサルティング費用が該当します。これらの専門家に依頼し、社内状況の調査や問題点の洗い出し、導入手順の提案や対策方法の提示などをサポートしてもらうことで、よりスムーズにリモートワークを導入・実施することが可能となります。

成果目標の設定

支給対象となる取組は、以下の「成果目標」を達成することを目指して実施する必要があります。支給対象となる取組の実施に要した経費の一部を、目標達成状況に応じて支給します。

• 評価期間に１回以上、対象労働者全員に、在宅又はサテライトオフィスにおいて就業するリモートワークを実施させる。
• 評価期間において、対象労働者が在宅又はサテライトオフィスにおいてテレワークを実施した日数の週間平均を、１日以上とする。
• 年次有給休暇の取得促進について、労働者の年次有給休暇の年間平均取得日数を前年と比較して４日以上増加させる。

リモートワークに関しての補助金・助成金は地方自治体からほかにも用意されています。助成金を得るのは大変ですが、要件などをチェックしてあてはまれば、助成金を得られ、リモートワークの導入が容易になります。またシステム、ツールに関しては場合によってテレワークコースなどの対象になります。

リモートワーク導入の５つのポイント

働き方改革法案も可決され、生産性向上が叫ばれていますがテレワークを導入している・予定している企業は16.6％とのことで、必ずしも多くはないようです。 リモートワークは、職場以外の場所で仕事をし、別の場所にいるメンバーと連携を取りながら通常業務を進めるため、企業と従業員間のやりとりと環境が重要なポイントとなります。

コミュニケーションがとれる環境

オフィスにいる人と自宅で作業をする人同士、オフィス外にいる人同士、あるいはオフィス外からお客様への営業時に、コミュニケーションがとれるツールや機器の準備は整っていますか？ 円滑に業務を進められる体制を整えるには様々なシーンでの利用を想定しなければなりませんが、ツールや機器の準備不足によって、リモートワーク導入前よりもストレスフルな業務になってしまっては意味がありません。 そうならないためにはネット環境を整え、チャットツールやオンライン会議ツールなどを活用すべきでしょう。

セキュリティ対策

オフィスとはまったく違う環境で業務を行う上で、セキュリティ面に不安な部分はありませんか？ リモートワークを導入すると、オフィス外からも重要なデータにアクセスできるようにしなければ仕事になりません。企業によってどういった情報を扱うかが異なるため、その道に詳しい専門家や担当者、セキュリティシステムを構築するエンジニアなどへ相談するのが得策です。新しいルールの策定、技術的なセキュリティ対策の必要があります。

勤怠管理・労働時間管理の仕方

業務の様子を把握するためのルールは決められていますか？ オフィスでは作業状況が見えますが、リモートワークだと直接確認することはできません。残業時間の把握、過剰労働の抑制のためにも勤怠管理や労働時間の管理は重要になっていきます。 始業・作業中断・作業再開・終業時などを随時メールやチャットで連絡する、オンラインタイムカードツールを利用して把握する、またはオンライン会議ツールやチャットツールでチーム内を常時接続するなど、管理できる体制を整える必要があります。

労災・各種手当の見直し

リモートワーク導入時に考えられる労災の適用条件の確認はしましたか？ リモートワークであっても、仕事が原因による事故やケガ、病気また仕事中に災害に見舞われたときなど労災が認められることがあります。通勤災害、業務上災害などの適用条件をあらかじめリモートワークを行なう社員と確認しておきましょう。 各種手当には、通勤手当の見直しや新たに発生する費用の確認（通信費、機材・機器の費用）などが挙げられます。

スケジュール管理

仕事の依頼をしたり、進捗を確認したり、スケジュールの共有ができる方法は定められていますか？ 業務を行う場所が異なっても、チームとして向かっていく方向は同じです。リモートワーク時だけに限りませんが、タスク管理・スケジュール管理は大切になってきます。 導入時や入社時に仕事の進め方に対するセルフマネジメント能力の教育を行なったり、管理ツールを導入したりすることで業務に支障が出ないようにしましょう。

リモートワークに向いてる人

コミュニケーション能力が高い

対面で仕事をするわけではないので、コミュニケーション能力は関係あるのかといった疑問も上がるかもしれませんが、顔の見えないリモートワークこそコミュニケーションが重要になります。 特に注意する時は文章だけだと顔が見えないので、思いやりや意図を感じ取れずマイナスな印象を受けがちです。文字ベースでも相手に正しく意図を伝えられるかが、チームで動くときは重要になってきます。

仕事が好き

大前提として仕事が好きというのがリモートワークを続けられるポイントかと思います。仕事が嫌いだと、ついつい後回しにしがちだったり、成果に雑さが出たりしてしまいます。

自発的な性格である

対面で相手の表情が見えないからこそ、自発的に行動する力がリモートワークには必要です。 逆に、自分から提案や相談をする、仕事の成果を自発的にアピールできる人は、リモートワークでも正しく評価を得られる働き方ができるでしょう。

学生時代、家で勉強できる性格だった

リモートワークは直接監視されていないので、基本的には休憩の時間も自由。ただ、周りに誰かがいないとついつい長く休みがちに。学生時代、家で勉強するのが苦手で、学校や塾じゃないと集中できないといった人は、向いていないかもしれません。 また、夏休みの宿題を最終日にまとめて片付ける等、切羽詰まった状況でないと頑張れない人もリモートワークは不向きです。

リモートワークを失敗しない為にも

リモートワークって会社に縛られずに働けて楽そうだな 人間関係を気にしなくて良さそうなどといった考え方で進めてしまうと失敗してしまう可能性が高いです。 リモートワークで失敗しないには自己管理をしっかりして会社外でも連携をしっかりすることによって初めて成功します。

現在政府が進めている「働き方改革」の一環として、リモートワークの導入企業を2020年までに３倍に増やすという目標が掲げられており、それに伴って今後リモートワーカーの割合はさらに増加していくと考えられます。リモートワークは通勤の手間が省ける、ワークライフバランスの向上などのメリットもある反面デメリットも多くあります。

リモートワークのデメリット

自己管理が必須

リモートワークは場所に囚われず働くことができる反面、あらゆる部分で自己管理が求められます。例えば仕事以外の作業に気が向いてしまったり、怠けたりすることもできてしまうため、生産性を上げるためには自分を律しなければなりません。

• 休憩していたら休憩時間が長くなりすぎて仕事が終わらない
• 休み過ぎで仕事が進まない
• 仕事に夢中になって会社勤務の時よりも長時間労働に
• 休日も仕事をしているので年中無休
• だらだら仕事をしてしまうので、生産性が低い

このように仕事時間が自由だからといって、自分自身をしっかり管理できないと、仕事を上手くこなして行けないのです。仕事の生産性を上げる工夫をしましょう。

コミュニケーションが大変

オフィスワークと異なり、リモートワークでは電話やチャット、テレビ電話等がコミュニケーションの主体になります。慣れている方なら問題ありませんが、非対面のコミュニケーションが苦手という方は意思疎通が難しくなります。また対面で話す機会もなくなる為、言葉に表れない相手のニーズ・本音をくみ取れなくなり相手の本心が分かりにくい時もあります。

孤独になりがち

オフィスワークであれば周りに人がいるため、ランチや仕事後の飲み会等、何かしらの付き合いが発生しやすいです。しかしリモートワークの場合は、自らが意図的にそういう場を作らなければ、家族以外と接するのは難しいでしょう。問題ない人は問題ないのですが、コミュニケーションが必然的に減りますので、進捗管理やマネジメントに悪影響を与える可能性があります。

残業・評価などの規定が難しい

リモートワークで働く際は労務管理がしづらいこともデメリットとして挙げられます。リモートワークは自宅で家事や育児をしながら仕事ができる反面、どこからどこまでを労働時間と見做すのかという判断を正確に行うのは難しくなります。ちゃんとしたルール作りが必須となります。

リモートワークの向き・不向き

リモートワークが出来る職種の条件

まず場所の制約がないかどうかが重要となります。 例えばモノを売る小売や、アパレル店員など、その場でしか作業できないような場合には向きません。 パソコン一つあればどこでも作業できるような職種が、リモートワークに向いているといえるでしょう。

また仕事の成果の図り方が明確で、きちんと評価できる成果が出てくるものかどうかということです。 リモートで仕事をする場合、作業の様子を終始管理することは難しいので、作業をしている様子だけではなく　“仕事をしていた” とわかるような、目に見える成果が必要となります。

リモートワークに向いている職種

ITエンジニア

エンジニアも種類は様々で、インフラエンジニア、ネットワークエンジニア、Webエンジニア、システムエンジニアなどがあります。 エンジニアの業務は知識集約型で、成果物ベースで評価されるべき業務のため、リモートワークに向いていると言えます。また仕様書や指示内容に基づいて作業するため、作業環境が整ってさえいればどこでも仕事ができます。

デザイナー

ITエンジニア同様に、パソコン一つで仕事ができるデザイナーもリモートワークに向いていると言えます。 イラストやウェブサイトなど、デザイナーが仕事で作るアウトプットはほぼネット通信で確認・納品が可能で、環境が整ったパソコンさえあればどこでも作業ができます。打ち合わせなど実際に会う必要がない場合、デザイナー自身が作業をしやすい・リラックスできる環境で作業を行うことができます。

その他コンサルタントなど

働く場所に対する依存章が少なく、成果物が電子的なものであるという点で、コンサルタントやWEBディレクターなどもリモートワーク化しやすいと言えます。

リモートワークのご提案

リモートワークは運用次第で効果が現れます。企業にとっても、大きなメリットもあれば、新しい制度を導入する難しさなどデメリットもあります。 職種による向き・不向き、メリットとデメリットを正確に理解したうえで、導入、運用する必要があります。またリモートワークを行う際は、 必要に応じて様々なコミュニケーションツールを整えておくとことも大事になります。

リモートワークとは

リモートワークとは、オフィスではなく自宅や他のワーキングスペースで仕事を行うといった取り組みの事を指します。 比較的新しい労働形態のため、まだあまり浸透はしていませんが、IT業界では徐々に導入が始まっています。

働き方改革においてもプライベートと仕事の両立という点で注目が集まっております。

リモートワークのメリット

社員の業務生産性が向上する

会社から距離を置くことにより、雑談や、不必要な会議、夜の接待などからも遠ざかることになり、妨害のない環境で必要な業務に集中して取り組むことができ、１日の業務量が向上します。

企業コストの削減効果

会社に必要な人員のほとんどがリモートワーク社員となれば、それまでにかかっていた机やイスなどの備品、また光熱費を初めとした固定費部分が削減できます。中でもオフィスに関わる家賃や土地代は多くの削減が見込まれ、アメリカのあるソフトウェア開発企業では、従業員１人当たり年間10,000ドル（約110万円）の節約に成功したという報告もあります。

従業員コストの削減効果

企業全体に係るコストだけではなく、リモートワークを導入することによって、交通費をはじめとした経費類が削減され、従業員1人に関わるコストも低減が見込まれます。

通勤時間の削減

通期時間の長さが従業員の健康に及ぼす影響には多数の報告があり、ストレスの増加、体重の増加、孤独感の醸成など、特にメンタルヘルスに対しての関連性が指摘されています。こうした従業員のストレス要因がリモートワークによって低減できる可能性があります。

従業員の健康状態の増強

通勤時間が短くなるということは、その分、従業員にとっては自分の時間が増えることになり、趣味に費やす時間や、家族と過ごす時間が増えるなど、メンタルヘルスにもプラスの効果が見込まれます。 また、勤務地が固定されていたために、地元かかりつけの病院に行きにくいといいった通院に関する不満も解消され、健康状態の向上にも効果が期待されます。

このように単純に通勤の手間がはぶけるだけでなく、モチベーションの維持や長期的な経費の削減につながります。

リモートワークの注意点

コミュニケーションの難しさ

リモートワークの場合、仕事先とやり取りするうえで「お互いの顔が見えない」という点に気をつける必要があります。 リモートワークの場合、仕事先とやり取りするうえで「お互いの顔が見えない」という点に気をつける必要があります。 人と顔を合わせてのコミュニケーションが取れないため、言葉に表れない相手のニーズ・本音をくみ取れない危険があります。相手の表情や仕草が見えるわけではないので、相手の気持ちはメールなどの文面から読み取るしかありません。文面だけでのコミュニケーションは、時には建前が優先され、相手の本心が分かりにくい時もあります。

自己管理はしっかりすること

リモートワークは会社に行く必要がないのは大きなメリットではあるのですが、注意すべき点もあります。自分自身をしっかり管理できないと、仕事を上手くこなして行けないのです。 仕事時間が自由だからといって、作業を後回しにしてしまうと、ノルマがこなせないかもしれません。 リモートワークには「自由だからこそ、自分のすべてに責任を持たなくてはならない」という厳しい面もあるのです。

リモートワークのご提案

リモートワークは徐々に導入が始まっている所もありますが、導入のハードルが高いのが現状です しかし人材不足を補うため、そして社会の要請により、いずれは導入せざるを得ない時期が来る事が予想されます。