使い方次第では効率化につながらない点

導入もしやすく比較的簡単に誰でも使うことのできるビジネスチャットですが、使用方法によっては効率が下がってしまう事があります。

大事な情報が流れてしまう

チャットの場合、コミュニケーション量が多くなると、過去の発言はどんどん流れていってしまいます。 そのため、重要な情報がある場合には、どこかにメモをしたりピン留めをしておかないと見逃してしまったり、後から探す事になります。エビデンスの管理という点ではチャットはあまり向いていません。

通知で作業に集中できない

常にチャットで情報共有がされると都度通知が来てしまったり、すぐに返信しなければと考えてしまうため、どうしても１つ作業に集中できなくなってしまいます。そうなることによりチャットのメッセージが他人の作業に細切れに割り込んでしまい、業務に支障をきたすこともあります。
既読機能がないチャットツールや、通知の頻度などを細く設定できるツールもあります。

余計なコミュニケーション量が多くなる

気軽にコミュニケーションが取れるため、コミュニケーションの量が多くなる傾向があります。 コミュニケション量が多くなる反面、余計な投稿や業務に関係ない投稿も増える可能性もあるため、使い方には注意をする必要があります。

長時間労働につながってしまうリスク

業務時間外に業務が発生

いつい業務時間外にチャットを見てしまい、深夜や早朝に仕事を始めてしまうことがあり、また自分宛にでなくても、複数人が閲覧できるグループチャットで通知が飛んでいると、朝からプレッシャーを感じながら出社することになったり、せっかくの休日も自分宛にチャットが来ているかもしれないと常に不安で気になってしまい、結局仕事をしてしまう。ということがあります。使用制限などルールを設けることで解決することが出来ます。

運用ルールでデメリットを解消

チャットの利用によって、長時間労働、休日出勤を助長してしまっては本末転倒なので業務時間以外の使用を控えるなどのルール作りが必要となります。またエビデンスが必要なやり取りや外部と一対一の場合はメール、複数人でのやり取りで意見交換や進捗管理のやり取りはチャットなど使い分けることも重要となります。運用ルールをしっかり決めることによってより効果的にビジネスチャットを使うことが出来ます。

失敗を防ぐ導入・運用のポイント

ビジネスチャットは、社内のコミュニケーションをスムーズにし仕事の効率を大幅にアップすることが可能なツールです。 しかし導入や運用によっては、仕事の処理スピードを上げることができなくなってしまいます。もし、ビジネスチャットを導入しているのに思ったような成果を上げられず、運用がなされていない状態になってしまっているなら、選ぶべきツールが間違っている可能性もあります。

運用にあたってのルール作り

ビジネスチャットを導入する際のルールは、ビジネスチャットを社内に定着させるために重要となります。

メールは基本的に使わない

全社的にビジネスチャットをコミュニケーションツールとして導入したら、メールは基本的に使わないようにしましょう。メールでの連絡が残っていると、なかなかビジネスチャットへの切り替えが進まず中途半端な状態になり、情報の共有漏れが発生するリスクも発生します。

何のために導入するのかを明確に規定

ビジネスチャットを導入する理由について明確にしましょう。会議の回数削減なのか情報共有漏れの防止なのかなどを明確にしておくと、そのゴールに対して何ができていて何ができていないのかがはっきりし、さらに良い運用へ改善するための意見もあがるようになります。

管理職が率先して使用するように明文化

ビジネスチャットをいきなり全社運用するのはリスクがあるという場合は、試験的に一部の部署でテスト運用をしましょう。

ビジネスチャットの導入に関して管理職など一部の社員は抵抗を覚えることが多いので導入の際はそれらの社員にも受け入れられるような体制を作っておくことが重要です。

ビジネスチャットの選び方

導入コスト

無料プランのあるサービスも多くありますが、有料プランよりも利用できる機能が少ないなどのデメリットがあります。セキュリティ性・利便性に優れ、導入効果が期待できるサービスでも、自社のコストを超えてしまうと導入が難しくなります。

機能の充実

無料プランより有料プランの方が機能が多い傾向にありますが、運用時に必要な機能が搭載されているかを確認したうえで、両プランの機能比較をする必要があります。

柔軟性と拡張性

業務形態が複雑な企業であれば様々な業務フローに対応できる柔軟性、長期的な利用を考えている企業であれば必要な機能をカスタマイズできる拡張性が必要とされます。 悩まないためにも、何のために導入するのか、今後どのように利用していきたいか、どのような効果を期待しているかを明確にしたうえで検討した方が良いでしょう。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、グループ会議や電話、メールでは難しかったリアルタイムのコミュニケーションをチャットを用いて実現したツールです。 ビジネスチャットを導入することにより、企業内で発信される情報を時間や場所を気にすることなく閲覧できます。
今までは当たり前だったメールや電話での連絡が徐々に減り、ビジネスチャットに移行している企業が増えています。

ビジネスチャットのメリット

メールや電話よりも気軽で簡単

メール特有の「お世話になっております」のような文面を書く必要もなく、会話をするように投稿できるのが最大のメリットになります。 また、場所や時間を選ばないことから、リアルタイムでのコミュニケーションも可能で、スピーディーな連絡や情報共有が可能になります。

修正が可能

メールを一度送信してしまうと、内容の修正をする事ができません。 内容訂正の為に、再度メールを作成しなければいけなく、結果的に時間がとてもかかります。 ビジネスチャットの場合間違えて送信してしまったものでも、後から修正することが可能です。

大人数でのスムーズなコミュニケーション

電話やメールでは基本的に1対1となり1つの情報を複数人に伝えるために大きな手間が生じてしまいまいます。ビジネスチャットを利用することで、1度の投稿でメンバー全員へ連絡できるため、伝達漏れを防ぐ効果があり、メールと異なり同時にコミュニケーションを取ることが可能になります。 住所歴から必要な情報を検索し形式を気にすることなく一斉に送信できるため、既存の伝達手段よりもスムーズなコミュニケーションが可能です。

プロジェクト別の情報共有が可能

個人間はもちろん、プロジェクトチームや部署など業務に応じたメンバーでグループを作成できるため、情報共有が効率的にできるのもビジネスチャットのメリットです。 ビジネスチャットの多くは標準機能としてファイル共有機能があります。これは、pdfなどの資料や画像や、音声データなどをメンバーに共有できる機能です。 作成途中の資料を社内のメンバーに確認してもらいたいときや、自身が属するグループ内に資料を展開したいときなどに活用できます。

スマホでも使うことができる

ビジネスチャットのなかには、アプリをダウンロードしてスマホでも使うことができるものもあります。外出先や営業に向かう移動時間でもチャットの確認ができるため、緊急の連絡にも素早く対応することができます。

導入のしやすさが最大のメリット

社内コミュニケーションを円滑にする事により、会社全体の動きが早くなり、ビジネスのスピードも早くなります。 導入直後は操作方法などの教育時間や慣れるまでにある程度時間が必要になりますが、 ビジネスチャットは直感的に使えるような仕様になっているものが大半を占めていますので、あまり時間はかかりません。