日報報告のIT化の事例
日報報告のIT化の事例
多くの企業が業務効率化のためにITシステムを導入し始めています。 紙の日報の管理に限界を感じている、情報共有ツールを検討している場合、まずは日報のデジタル化からはじめてみませんか？
目次
日報のIT化ツール導入事例
日報の自動化ツールを導入すると具体的にどのような効果が表れるのでしょうか。
既読機能により日報の提出率上昇
日報の共有は行われておりましたが、誰が読んでいるのか分からない、読まれているのかどうかも分からないという状況ので日報を書くためのモチベーションが上がらない状態で、社員の間では、日報を書くのが面倒という雰囲気が蔓延していました。
そこで、既読機能のある日報アプリを導入。それまでと比較して日報提出率が50％から100％に急上昇しました。既読表示により、誰が読んだか分かるようになったことが大きな要因だったようです。
また提出状況一覧機能で、誰が日報を提出していないかがわかり、提出を促す「リマインドメール」が未提出者に送信し、日報を提出するように呼びかける手間もなくなりました。
数字の見える化で売上の向上に
日報アプリの中にはKPI管理ができ、契約数や売上などを分かりやすく表示できるツールもあります。 それまでExcelなどで行なっていた数値管理を、日報アプリで実施。メンバーの動きを把握できるため、営業職やサービス業での運用に向いています。
また売上をグラフ化し、進捗確認することも可能。達成率の見える化により、メンバー間の競争心が刺激されるようになりました。もっと売上をあげたいといったモチベーションにつながり、メンバー同士がこれまで以上に切磋琢磨するようになるという効果も見込めます。
日報と売上の報告が同時にできるツールのため、これまでのようにExcelの売上表と比較する手間も必要ありません。このように日報と結び付いた数字の見える化により、実際に売上が前年と比較して250%を達成した会社もあります。
日報自動化のメリット
上記の事例の他に日報アプリを導入することで、このようなメリットがあります。業務日報の作成が楽になるだけでなく、会社全体で業務日報を有効に活用することが可能となります。
時間・場所を問わず、日報を作成できる
日報アプリにより、いつでも・どこでも・簡単に日報の作成・提出が可能。通勤時間や移動時間・待ち時間などのスキマ時間を、有効に利用できます。また業務日報を書くためだけに、帰社する必要もありません。直帰することも可能になります。
社内のコミュニケーション活性化につながる
日報アプリの多くに、コメント機能やリアクション機能が実装。SNSを見るような感覚で、気軽なコミュニケーションができます。作成時の通知機能もあるため、日報を確認する上司にとってはリマインドに。さまざまな効果が期待できます。
会社の資産として活用できる
業務日報は、個人の記録と思われがちです。しかし個々の社員の経験や知識・ノウハウが書かれた「会社の大切な資産」。「前任者のアプローチ方法を知りたい」「課題を解決するため、先輩の日報を見たい」など、会社全体で情報・ノウハウを有効活用できます。
まとめ
日報をIT化する事により、効率を改善しながら社内の可視化に繋げる事ができるようになります。
業務日報を今よりも一層価値あるものにして、生産性向上やコミュニケーションの改善に努めていきましょう。
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